phone4print - personal print routing

Sicheres Drucken und Roaming
Eine weitere Methode für das sichere Drucken und Roaming bietet print2forms im Zusammenhang mit dem Einsatz des print2forms-Routers und einer Erweiterung des Routers, dem sogenannten phone4print-Gateway.

Soll ein vertrauliches Dokument gedruckt werden, wird es statt an einen Drucker an den print2forms-Router gesendet, der es in einer Warteschlange für eine bestimmte Zeit zwischenspeichert. Um das Dokument dann tatsächlich zu drucken, geht der Anwender zu dem gewünschten Gruppendrucker und ruft von dort den Router an. In einem Dialog mit dem Router identifiziert sich der Anrufer über die Tastatur des Telefons und ruft das wartende Dokument ab. So kann jeder Drucker - egal ob mit oder ohne Festplatte - für sicheres Drucken eingesetzt werden. Selbstverständlich können auch die Etikettendrucker so genutzt werden.

Das phone4print-Gateway wird in der Regel einfach mit der Telefonanlage des Unternehmens verbunden (TAPI-Schnittstelle), und kann so über hausinterne Gespräche kostenlos angerufen werden. Aber auch Anrufe von außerhalb und über Handy sind ohne weiteres möglich.

Wenn der Mitarbeiter über kein DECT-Telefon verfügt, das er mit zum Drucker nehmen kann, wird einfach ein einfaches stationäres Telefon neben den in Frage kommenden Druckern installiert. Bei solchen fest zugeordneten Telefonen weiss der Router automatisch das Druckziel und der Dialog mit dem Anwender beschränkt sich auf die reine Identifikation.

Über das phone4print-Gateway ist auch das sogenannte Roaming möglich. Das heißt, der Ausdruck folgt dem Mitarbeiter an den Drucker seiner Wahl. Dieses Verhalten, das manchmal auch Follow-Me-Printing genannt wird, ist damit automatisch Bestandteil des print2forms-Systems - und das ohne Hardwareerweiterungen am Drucker und ohne zusätzliche Netzwerkleitungen.

Ein ganz besonderer Vorteil von print2forms in diesem Zusammenhang ist, das der Router die Dokumente in einem unbearbeiteten Zustand speichert. Erst mit der Auswahl des konkreten Druckers wird der jeweilige Client das Dokument so aufbereiten, wie es für diesen Drucker notwendig ist. Dadurch können sogar unterschiedliche Druckertypen alternativ eingesetzt werden. Ist ein Drucker belegt, anderweitig nicht verfügbar oder gar defekt, geht der Anwender einfach zum nächsten freien Drucker - keine unnötigen Wartezeiten am Drucker mehr.