scan2workflow – die Scanprozess-Lösung der neuesten Generation

Scannen und automatisches Weiterleiten und Ablegen von Dokumenten

Die Ablage und die Suche von Dokumenten ist mit einem erheblichen Zeitaufwand verbunden. Zeit, die man für produktivere Arbeiten nutzen sollte. Daher ist die Nachfrage nach Lösungen, die die Verarbeitung von Dokumenten automatisieren groß. Um Kosten einzusparen und um wichtige Informationen gezielt an Geschäftsprozesse zu übermitteln, sind effektive und einfach zu bedienende Werkzeuge gefragt.

Mit scan2workflow bieten wir eine Scan- und Workflowlösung, die unabhängig vom eingesetzten Scanner oder dem eingesetzten Multifunktionssystem funktioniert, ein hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis bietet, für den Benutzer einfach zu bedienen ist und vor Fehlern der manuellen Speicherung und Ablage schützt.

Wie funktioniert scan2workflow?

Übergabe

Papierdokumente oder elektronische Dokumente können Sie aus diversen Quellen an scan2workflow übergeben, egal ob vom MFD, Smartphone, Tablet, per E-Mail oder aus bestehenden Netzwerkordnern.

Prozess

Ihre Dokumente werden in volltextdurchsuchbare PDF-Dokumente umgewandelt. Dabei stehen Funktionen wie die Texterkennung, Barcodes, Stapelverarbeitung, zonale Erkennung oder Verbesserung der Bildqualität zur Verfügung.

Ausgabe

Ihre Dokumente werden an eine oder mehrere Zielanwendungen wie beispielsweise Netzwerkordner, E-Mail-Empfänger oder Dokumentenmanagementsysteme übergeben.

Ihr Nutzen

Scan2Workflow Ihre Vorteile

2 Editionen, je nach Anforderung

Scan2Workflow 2 Editionen

Die wichtigsten Funktionen von A-Z

  • Akten-Scan: In bereits bestehende Dokumente scannen und Akten erzeugen.
  • Automatische Dokumentenablage: Dokumente werden am Inhalt erkannt.
  • Barcode: Scanprozesse werden automatisiert. Alle gängigen Barcodes, QR-Code und Datamatrix werden unterstützt.
  • Barcode-Tools: Mit den mitgelieferten Werkzeugen können Sie Ihre eigenen Barcode-aufkleber in Excel oder Barcodeseiten mit Datamatrix Barcodes erstellen.
  • E-Mail Postfächer überwachen: E-Mail Anhänge können automatisch verarbeitet werden.
  • Hochverfügbarkeit: Lassen Sie mehrere Scanserver parallel laufen. Fällt einer aus, übernimmt ein anderer die Arbeit.
  • In Cloud speichern: Scannen Sie nach SharePoint, Dropbox, Google Drive oder Ihren FTP-Server.
  • Leerseiten löschen: Leerseiten werden mit höchster Genauigkeit aus Scans gelöscht.
  • Meta-Export: Dynamische Zusatzdateien ermöglichen den einfachen Import in Ihre Anwendungen.
  • Mobile Capture: Sie können Dokumente mit der Kamera des Mobiltelefon scannen und an Ihren scan2workflow Server senden. Daraus werden sichere und qualitativ hochwertige, durchsuchbare PDF-Dokumente.
  • Ordnerüberwachung: Sie können beliebig viele Ordner überwachen und auf neu gescannte Dokumente reagieren.
  • PDF/A: scan2workflow unterstützt alle PDF/A Standards.
  • PDF Komprimierung: Scans können nach eigenen Vorgaben komprimiert werden. Ihre Dateien werden minimal groß.
  • Scan Dokumentation: Über alle verarbeiteten Scans wird automatisiert eine Dokumentation erstellt.
  • Scanziele: Scannen Sie direkt in Ihre diversen Geschäftsanwendungen.
  • Seiten löschen: Erkennt bestimmte Wörter oder Text-passagen und löscht die betreffenden Seiten aus einem PDF.
  • Signatur: Jedes erstellte PDF kann mit einer in scan2workflow hinterlegten Signatur digital signiert werden. So können alle Vorgänge nachvollzogen werden.
  • Skalierbarkeit: scan2workflow kann beliebig skaliert werden. Bei hohem Scanaufkommen setzen Sie einfach einen weiteren Scanserver auf. Die Verteilung der Scans übernimmt scan2workflow.
  • Stapelverarbeitung: Es können Stapel anstatt einzelner Dokumente gescannt werden. Die Trennung erfolgt durch scan2workflow.
  • Stempel: Posteingangs- und Bearbeitungs-stempel werden automatisch gesetzt.
  • Texterkennung (OCR): scan2workflow wandelt Dokumente in durchsuchbare PDF-Dateien oder Word-Dokumente um.
  • ZUGFeRD: scan2workflow erzeugt ZUGFeRD-konforme Dokumente. Notwendige xml Daten können in das Dokument gespeichert werden.

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